Spotkania nie muszą być nudne…

Odkąd prowadzę facylitacje zastanawiam się, dlaczego na niektórych spotkaniach lubimy być, wiele z nich wynosimy i chętnie je powtarzamy, a dlaczego niektórych unikamy, jeśli tylko się da, wymigujemy się z uczestnictwa w nich lub delegujemy je komuś innemu. Moje refleksje oczywiście idą w kierunku facylitacji, ale dlaczego to akurat facylitacja ma być lekarstwem? Dlaczego też macie mi uwierzyć na słowo, że to najwłaściwsze rozwiązanie dla nudnych i nieproduktywnych spotkań? No to przeczytajcie..

Wiele z moich postów i ankiet w grupie fejsbukowej dotyczy spotkań, ponieważ sporo osób nie tylko w tych spotkaniach uczestniczy, ale też je prowadzi.  Cieszę się, jak dyskutujemy o PRZYGOTOWANIU, które jest nie tyle niezwykle istotne, co wręcz kluczowe. Bez przygotowania ciężko osiągnąć zamierzony efekt, bo tyle może się wydarzyć po drodze…

Sporo miejsca poświęcam także na CEL, który musi być doprecyzowany i najlepiej żeby to się odbyło jeszcze przed spotkaniem.

Jeżeli cel spotkania jest dobrze określony, a proces odpowiada potrzebom to eliminujecie 80% trudności. Zostanie raptem 20% problemów, których nie przewidzimy (o tym czy na pewno tez niedługo napiszę).

Proste?

Co to właściwie oznacza – cel i proces?

O ile jeszcze z celem wydaje się być prostsza sprawa – musimy go dobrze sformułować, jasno, prosto, zrozumiale dla wszystkich (najlepiej przed spotkaniem, żeby była klarowność od początku, nad czym pracujemy, na co się zgodziliśmy poświęcić swój cenny czas), o tyle z procesem bywa już trochę gorzej. Bo kto tak naprawdę bez przygotowania do pracy z grupą, znajomości dynamiki grupowej, etapów rozwoju grupy czy ról grupowych jest w stanie efektywnie taką grupę poprowadzić?

Przypomnijcie sobie ostatnie spotkanie, w którym braliście udział. Był cel? Prawdopodobnie był. Była agenda? To też już raczej standard, więc pewnie też była. A co się działo w trakcie? Jakie metody pracy zespołowej zostały użyte? Jakie techniki możesz wyodrębnić? Nie wiesz za bardzo, co mam na myśli? A może łatwiej odpowiesz na pytanie, przez jakie fazy spotkania przeszliście? Tu mam nadzieję będzie trochę prościej odpowiedzieć.

Ale prawda jest taka, że spora część, jeśli nie większość naszych spotkań nie ma zaplanowanego przebiegu (to co innego niż plan spotkania). Prowadzący nie zastanawiają się, w jaki sposób będą dochodzić do sedna spotkania i najczęściej wygląda to tak, że dyskusja toczy się do zadanego tematu w trochę mniej lub bardziej uporządkowany sposób. Czasem wypowiedzą się wszyscy, ale sięgnijcie ponownie pamięcią do ostatniego spotkania i powiedzcie, ile osób siedziało też zupełnie cicho. Czy macie poczucie, że wypracowane na spotkaniu rezultaty były efektem także ich zaangażowania? Nie były? To pomyślcie czy realizacja, czy wdrożenie ich w życie będzie dla tych osób bardziej wciągające.

Odpowiednio zaplanowany proces oznacza właściwy dobór narzędzi w trakcie spotkania. Chcesz, żeby ludzie poprawili jakiś projekt? Nie wystarczy im powiedzieć, żeby nad tym popracowali i niech się dzieje wola nieba, za 45 minut chcesz widzieć spisane wnioski…

Trzeba zaproponować formę, w jaki sposób to będą naprawiać. Przykładowo podzielić zespół na mniejsze zespoły i każdy niech zajmie się jednym zagadaniem z listy problemów, którą stworzycie wspólnie. Możesz także rozdzielić spotkanie na kilka części, z czego pierwsza będzie poświęcona analizie sytuacji obecnej wraz z obiektywną oceną projektu, część druga refleksji uczestników (niech powiedzą, jakie mają wątpliwości czy obawy, jakie emocje im towarzyszą), część trzecia, zaplanowana na dłuższy czas niż dwie poprzednie, niech skupi uwagę zespołu na szukaniu wszelkich możliwych opcji poprawy projektu i poprzez wybraną metodę burzy mózgów zaleje salę, a już na pewno tablicę czy flipchart nieskończoną ilością propozycji ulepszeń. Część czwarta to wybór najlepszej opcji z części trzeciej wraz z planem, jak dokonać zmiany, kto tego dokona i kiedy (im bardziej szczegółowo skupimy się na ostatnim etapie tym łatwiej będzie się tego trzymać). Nie ma konieczności informowania uczestników, że właśnie pracowali fascynującą i mało popularną metodą ORID, ale jest potrzeba prowadzenia zespołu przez spotkanie trzymając go za rękę i przechodząc przez poszczególne etapy z nimi, ułatwiać osiągniecie zaplanowanego celu, tłumacząc co na którym etapie zespół opracowuje, omawia, analizuje itd.

Z „dobrze ułożonych” i umiejętnie prowadzonych spotkań uczestnicy wychodzą nie tylko zadowoleni z czasu spędzonego na sali (czy przy zoomie lub innym narzędziu do spotkań zdalnych), ale przede wszystkim usatysfakcjonowani z efektu wspólnej pracy. Poza tym działanie konkretną metodą nie pozostawia miejsca na bierne siedzenie i rozmyślanie, angażuje i wypełnia cały zaplanowany czas. Nie ma tu miejsca na znudzenie, bo non stop coś dzieje, a z jednego etapu płynnie przechodzimy w kolejny, łączymy dane, zbieramy fakty i dokonujemy analiz w sposób uporządkowany. Praca jest kreatywna i produktywna, a uczestnicy skupieni na zdaniu.

Spróbujcie coś zmienić w Waszych spotkaniach. Jeśli dotychczas nie zastanawiałaś/eś się nad procesem i doborem odpowiednich narzędzi do zadania, podejmij próbę i zaplanuj jaką techniką będziecie pracować.

Zespół powinien coś wymyślić? Sprawdź która burza mózgów może być najciekawsza. Albo twórczo przetestujcie piramidę skojarzeń. Jeśli jest to duży zespół, a czas macie ograniczony zastosuj technikę World Café.

Chcecie coś zaplanować? Przetestuj kapelusze de Bono! Może wolisz mniej kolorowo? Wybierz MoSCoW lub GROW.

Macie złożony problem do rozwiązania? Poszukajcie przyczyn posiłkując się diagramem Ishikawa albo wspominaną już wyżej metodą GROW. Bardzo kreatywnie będzie pracować metodą SCAMPER, ponarzekacie sobie przy odwróconej burzy mózgów, a jak chcecie zrobić analizę szybko to użyjcie analizy SWOT.

Technik jest całe mnóstwo. Opisuję je czasem tutaj, na swojej stronie, a czasem omawiam na Facebooku. Przyłącz się i zobacz, co jeszcze można robić inaczej 😊

Add a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *